Płacił za nadgodziny w kopercie. ZUS przyszedł po dziesięciu latach

Umowa była zwyczajna do bólu. Okres próbny od 17 czerwca do 31 lipca 2015 roku, pół etatu, wynagrodzenie 875 zł. Janusz Jarmuż podpisał ją w przedsiębiorstwie w powiecie sieradzkim i przepracował tam niecałe sześć tygodni. Świadectwo pracy z 23 lipca zamknęło sprawę.

Zamknęło na trzy lata.

Pieniądze z umowy szły przelewem na konto. Ale w firmie płaciło się jeszcze inaczej. Za godziny nocne i za nadgodziny była gotówka do ręki, poza listą płac, poza deklaracją, poza wszystkim. System kopertowy.

Płatnik zgłosił do ZUS za lipiec 2015 roku podstawę wymiaru składek w wysokości 416,67 zł.

Trzy wersje tej samej koperty

Sprawa wróciła w sierpniu 2018 roku, kiedy Janusza przesłuchano jako świadka w postępowaniu przygotowawczym prowadzonym przez policję. Powiedział wtedy prosto: wynagrodzenie z umowy przelewem, wynagrodzenie za nadgodziny gotówką, wysokość zależna od liczby przepracowanych godzin, od 800 do 900 zł.

Siedem lat później, we wrześniu 2025 roku, ZUS wezwał go do złożenia pisemnych zeznań. 2 września napisał, że w lipcu 2015 roku otrzymał do ręki 875 zł. Organ zauważył, że to nie zgadza się z tym, co mówił na policji, i wezwał do wyjaśnienia rozbieżności.

11 września Janusz potwierdził: dodatkowe wynagrodzenie w kopercie w lipcu 2015 roku, za godziny nocne i nadgodziny, 900 zł netto.

Na rozprawie w lutym 2026 roku, przesłuchany jako strona, mówił jeszcze o kwocie około 1 100 zł obejmującej godziny nocne i premię.

Trzy wersje, trzy kwoty, jeden mechanizm. Ta rozbieżność stała się głównym orężem obrony.

Wyrok karny, który zamknął dyskusję o faktach

W międzyczasie wydarzyło się coś, co przesądziło sprawę wcześniej, niż zaczął się jej cywilny etap.

12 stycznia 2023 roku Sąd Rejonowy w Sieradzu wydał prawomocny wyrok skazujący. Przedsiębiorca został uznany za winnego tego, że w okresie od 17 czerwca do 15 sierpnia 2015 roku, w wykonaniu z góry powziętego zamiaru, jako pracodawca i płatnik składek zgłosił do ZUS nieprawdziwe dane co do kwoty wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek. Pracownik otrzymywał ponad kwotę z umowy wynagrodzenie w systemie kopertowym z tytułu nadgodzin, godzin nocnych i premii uznaniowych, w stosunku miesięcznym w kwocie nie mniejszej niż 800 zł.

Wyrok rozpisał nieodprowadzone składki co do grosza: emerytalna 448,20 zł, rentowa 183,69 zł, chorobowa 56,25 zł, wypadkowa 39,72 zł, zdrowotna 178,32 zł. Łączna szkoda ZUS: nie mniejsza niż 906,18 zł. Kwalifikacja: art. 219 k.k. w związku z art. 12 k.k. i art. 4 § 1 k.k. Kara: samoistna grzywna.

Art. 219 Kodeksu karnego brzmi krótko. Kto narusza przepisy o ubezpieczeniach społecznych, nie zgłaszając wymaganych danych albo zgłaszając nieprawdziwe dane mające wpływ na prawo do świadczeń albo ich wysokość, podlega grzywnie, ograniczeniu wolności albo pozbawieniu wolności do lat 2. Zgoda pracownika nie zmienia tu niczego, przepis wprost mówi “nawet za zgodą zainteresowanego”.

Decyzja za jeden miesiąc

Postępowanie administracyjne ZUS wszczął 27 sierpnia 2025 roku, właśnie w związku z wyrokiem karnym. Zawiadomił obie strony, zebrał umowę, świadectwo pracy i zeznania pracownika.

10 października 2025 roku wydał decyzję. Podstawa wymiaru składek za jeden konkretny miesiąc, lipiec 2015:

• na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe i zdrowotne: 1 562,81 zł;
• na ubezpieczenie zdrowotne: 1 348,55 zł;
• na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych: 1 562,81 zł.

Sposób liczenia organ opisał otwarcie. Do wykazanej przez płatnika podstawy doliczył 1 146,14 zł brutto, czyli kwotę obliczoną dla 900 zł netto, które pracownik potwierdził.

I dodał coś, co rzadko widuje się w decyzjach: przyznał, że to daje mniej niż minimalna szkoda ustalona w wyroku karnym. Zamiast pójść za 906,18 zł z wyroku, organ wziął tylko to, co uznał za bezsprzeczne i poparte dokumentacją zebraną od ubezpieczonego. Zaznaczył też, że suma rocznej podstawy wykazanej przez płatnika, bez ukrytego wynagrodzenia, zgadza się z przychodem wykazanym w urzędzie skarbowym. Innymi słowy: dokumenty były wewnętrznie spójne, bo gotówki nikt nigdzie nie zapisał.

Trzy zarzuty odwołania

Przedsiębiorca odwołał się do Sądu Okręgowego w Sieradzu i postawił trzy zarzuty.

Pierwszy, najmocniejszy: przedawnienie. Art. 24 ust. 4 ustawy systemowej mówi, że należności z tytułu składek przedawniają się po pięciu latach od dnia wymagalności. Składka za lipiec 2015 stała się wymagalna 15 sierpnia 2015 roku, więc przedawniła się 15 sierpnia 2020 roku. Decyzja zapadła w 2025. Pięć lat po terminie.

Drugi: brak dowodów. Doliczono kwotę, która nie ma odzwierciedlenia ani w dokumentacji płacowej, ani w danych przekazanych fiskusowi. Urząd skarbowy nie stwierdził żadnych dodatkowych dochodów.

Trzeci: naruszenie procedury administracyjnej, bo ustalenia oparto na sprzecznych i nieprecyzyjnych zeznaniach człowieka, który sam przyznawał, że nie pamięta dokładnych kwot ani okresów i nie ma żadnych dokumentów.

Na papierze brzmiało to spójnie. Sąd rozbroił każdy z tych punktów osobno.

Co się przedawnia, a co nie

To najważniejszy fragment sprawy i najczęstsze nieporozumienie w sporach z ZUS.

Sąd wskazał, że art. 24 ust. 4 dotyczy należności z tytułu składek, czyli długu. Nie mówi natomiast nic o zasadach ustalania podstawy wymiaru. To dwie różne rzeczy, regulowane w różnych miejscach ustawy.

Podstawą decyzji był art. 83 ust. 1 ustawy systemowej, a ten przepis nie zakreśla organowi żadnego terminu. Decyzja ustalająca podstawę wymiaru ma charakter deklaratoryjny: stwierdza, jak było, a nie tworzy nowego zobowiązania. Dlatego, jak ujął to sąd za orzecznictwem Sądu Najwyższego, ZUS nie jest ograniczony czasowo w wydaniu takiej decyzji, także za okresy wsteczne, w których składki powinny były zostać zapłacone, nie zostały, i w chwili wydawania decyzji były już przedawnione.

Zarzut przedawnienia ma więc swoje miejsce, tylko innym etapie. Można go podnieść w odwołaniu od decyzji wymiarowej, która określa wysokość zaległości i zobowiązuje do zapłaty. Nie w sporze o samą podstawę wymiaru.

Ma to praktyczny sens, o którym uzasadnienie mówi między wierszami: podstawa wymiaru składek to nie tylko dług wobec ZUS, ale też fundament przyszłej emerytury ubezpieczonego. Prawidłowe jej ustalenie ma wartość niezależną od tego, czy da się jeszcze ściągnąć pieniądze.

Dlaczego sąd nie mógł badać, czy koperta była

Drugi zarzut przegrał na innym poziomie. Art. 11 k.p.c. stanowi, że ustalenia prawomocnego wyroku skazującego co do popełnienia przestępstwa wiążą sąd w postępowaniu cywilnym.

Sąd wyjaśnił, co to znaczy w praktyce: w takim zakresie nie wolno mu czynić własnych ustaleń, a zasada swobodnej oceny dowodów z art. 233 k.p.c. w ogóle nie ma zastosowania. Nie chodzi o to, że sąd uwierzył pracownikowi bardziej niż pracodawcy. Chodzi o to, że fakt zgłoszenia nieprawdziwych danych o wynagrodzeniu nie podlegał już żadnej ocenie.

Jedno zastrzeżenie sąd jednak zrobił, i to na korzyść płatnika: związanie nie obejmuje automatycznie wysokości szkody, jeśli ma ona charakter posiłkowy albo ocenny. Dlatego kwoty z wyroku karnego nie zostały przepisane wprost do decyzji, a organ liczył własną, niższą.

Zostało więc pytanie o wysokość ukrytego wynagrodzenia. Sąd odpowiedział, że wynosiło ono nie mniej niż 900 zł, i że pracownik w każdym z trzech postępowań konsekwentnie mówił o nieewidencjonowanych wypłatach. Różnice w podanych kwotach nie podważają wiarygodności, bo zeznania składano w znacznych odstępach czasu, co z oczywistych względów wpływa na precyzję.

Odwołanie oddalono na podstawie art. 477(14) § 1 k.p.c. Płatnik zapłacił organowi 360 zł kosztów zastępstwa procesowego z ustawowymi odsetkami od dnia uprawomocnienia się orzeczenia.

Co z tej historii wynika

Przedawnienie składek nie chroni przed decyzją o podstawie wymiaru. To rozróżnienie decyduje o wyniku wielu spraw. Pięcioletni termin z art. 24 ust. 4 dotyczy długu, a nie prawa organu do stwierdzenia, ile naprawdę wynosił przychód. Decyzję ustalającą podstawę ZUS może wydać w każdym czasie, nawet dziesięć lat później.

Wyrok karny zamyka drogę do sporu o fakty. Skazanie z art. 219 k.k. przesądziło, że nieprawdziwe dane były zgłoszone, i sąd ubezpieczeniowy nie mógł tego już badać. Kto ma szansę bronić się co do faktów, ma ją w procesie karnym, nie później.

Spójna dokumentacja niczego nie dowodzi, jeśli gotówka nie zostawia śladu. Argument, że dane przekazane fiskusowi zgadzają się z deklaracjami ZUS, był prawdziwy i całkowicie bezużyteczny. Zgadzały się, bo w obu miejscach pominięto to samo.

Zeznania pracownika sprzed lat nie tracą wartości przez niepamięć kwot. Sąd rozdzielił rdzeń relacji, czyli sam fakt wypłat w kopercie, od szczegółu, czyli konkretnej sumy. Pierwsze było stałe przez osiem lat, drugie się wahało, i sąd potraktował to jako naturalne.

Zgoda pracownika na kopertę niczego nie legalizuje. Art. 219 k.k. wprost obejmuje sytuację, w której dane zgłoszono nieprawdziwie “nawet za zgodą zainteresowanego”. Przez lata na tym traci sam pracownik, bo z zaniżonej podstawy liczy się zasiłek chorobowy i przyszła emerytura.