Wypowiedzenie umowy o pracę, okresy, forma i kto może je złożyć

Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem to najczęstszy sposób zakończenia współpracy między pracownikiem a pracodawcą. Brzmi formalnie, ale w praktyce chodzi o prostą rzecz: jedna strona informuje drugą, że umowa się kończy, a stosunek pracy trwa jeszcze przez określony czas: właśnie tzw. okres wypowiedzenia.

W tym artykule tłumaczymy, kto może złożyć wypowiedzenie, jak długo trwa okres wypowiedzenia w zależności od stażu, jaką formę musi mieć taki dokument i o czym warto pamiętać, żeby nie popełnić kosztownego błędu. Zasady opisujemy ogólnie, konkretna sytuacja potrafi mieć swoje niuanse.

Kto może złożyć wypowiedzenie

Wypowiedzenie umowy o pracę może złożyć zarówno pracownik, jak i pracodawca. To jednostronne oświadczenie woli, nie potrzebujesz zgody drugiej strony, żeby było skuteczne. Jeśli składasz wypowiedzenie jako pracownik, co do zasady nie musisz nawet podawać przyczyny.

Inaczej jest po stronie pracodawcy. Przy umowie na czas nieokreślony pracodawca musi wskazać konkretną, prawdziwą przyczynę wypowiedzenia. Przyczyna powinna być realna i zrozumiała, nie wystarczy ogólnikowe “utrata zaufania” bez wyjaśnienia, o co chodzi. Od pewnego czasu obowiązek uzasadnienia i konsultacji ze związkami zawodowymi obejmuje też umowy na czas określony, co wyrównało sytuację obu typów umów.

Warto pamiętać, że niektóre grupy pracowników są objęte szczególną ochroną przed wypowiedzeniem, na przykład kobiety w ciąży, pracownicy na urlopie macierzyńskim czy osoby w wieku przedemerytalnym. W takich sytuacjach pracodawca ma mocno ograniczone możliwości rozwiązania umowy.

Ile trwa okres wypowiedzenia

Długość okresu wypowiedzenia przy umowie o pracę zależy przede wszystkim od stażu u danego pracodawcy. Kodeks pracy przewiduje co do zasady trzy progi:

• 2 tygodnie: jeśli pracowałeś krócej niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc: jeśli byłeś zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,
• 3 miesiące: jeśli twój staż wynosił co najmniej 3 lata.

Co ważne, do stażu liczy się cały okres zatrudnienia u tego samego pracodawcy, także na podstawie wcześniejszych umów. Jeśli więc pracujesz w firmie od czterech lat na kilku kolejnych umowach, obowiązuje cię najdłuższy, trzymiesięczny okres wypowiedzenia.

Okres wypowiedzenia liczony w miesiącach kończy się w ostatnim dniu miesiąca kalendarzowego, a liczony w tygodniach, w sobotę. Oznacza to, że jeśli złożysz miesięczne wypowiedzenie w połowie miesiąca, formalnie zacznie ono biec dopiero od pierwszego dnia kolejnego miesiąca. Ten szczegół często zaskakuje.

Jaka forma jest wymagana

Wypowiedzenie umowy o pracę powinno mieć formę pisemną. W praktyce oznacza to dokument z podpisem, własnoręcznym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Sam SMS, wiadomość na komunikatorze czy ustne “od jutra tu nie pracujesz” to nie to samo co prawidłowe wypowiedzenie.

Jeśli wypowiedzenie składa pracodawca, dokument musi dodatkowo zawierać pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy oraz, przy umowie bezterminowej i na czas określony, uzasadnienie. Brak takiego pouczenia albo wadliwe uzasadnienie mogą być argumentem w ewentualnym sporze.

Warto zadbać o dowód doręczenia. Najlepiej wręczyć dokument za potwierdzeniem odbioru albo wysłać listem poleconym. Data doręczenia jest kluczowa, bo od niej liczy się bieg okresu wypowiedzenia oraz termin na odwołanie do sądu.

Co, jeśli nie zgadzasz się z wypowiedzeniem

Jeśli jesteś pracownikiem i uważasz, że pracodawca wypowiedział ci umowę niezgodnie z prawem lub bez uzasadnionej przyczyny, możesz odwołać się do sądu pracy. Na złożenie odwołania masz stosunkowo krótki termin, co do zasady 21 dni od doręczenia wypowiedzenia. To bardzo mało, więc nie warto zwlekać.

W zależności od okoliczności sąd może orzec na przykład o przywróceniu do pracy albo o odszkodowaniu. To, co realnie da się osiągnąć, zależy od konkretów sprawy: dlatego przy poważnych wątpliwościach warto skonsultować się z prawnikiem lub bezpłatnie z inspektorem Państwowej Inspekcji Pracy.

Wypowiedzenie a rozwiązanie za porozumieniem stron

Wypowiedzenie to nie jedyna droga. Umowę można też rozwiązać za porozumieniem stron, wtedy pracownik i pracodawca wspólnie ustalają warunki i datę zakończenia współpracy. Ta opcja bywa wygodna, bo pozwala pominąć sztywne okresy wypowiedzenia i zakończyć umowę praktycznie z dnia na dzień.

Trzeba jednak uważać. Podpisując porozumienie stron, zwykle rezygnujesz z części uprawnień związanych z jednostronnym wypowiedzeniem przez pracodawcę. Zdarza się, że pracodawca proponuje “porozumienie”, żeby uniknąć procedury zwolnienia i związanych z nią obowiązków. Zanim coś podpiszesz, przeczytaj dokument spokojnie i upewnij się, że rozumiesz jego skutki, także dla zasiłku dla bezrobotnych.

Najczęstsze pytania

Czy pracodawca może skrócić okres wypowiedzenia?

W niektórych sytuacjach tak, na przykład gdy dochodzi do zwolnień z przyczyn niedotyczących pracownika. Skrócenie trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia do maksymalnie jednego miesiąca może się wtedy wiązać z prawem do odszkodowania za pozostałą część. Strony mogą też same porozumieć się co do wcześniejszego zakończenia.

Czy muszę odpracować cały okres wypowiedzenia?

Co do zasady stosunek pracy trwa do końca okresu wypowiedzenia i obowiązki obu stron pozostają w mocy. Pracodawca może jednak zwolnić cię z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem wynagrodzenia. Możesz też wykorzystać przysługujące dni na poszukiwanie pracy oraz zaległy urlop.

Czy wypowiedzenie wysłane e-mailem jest ważne?

Zwykły e-mail bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie spełnia wymogu formy pisemnej. Takie wypowiedzenie bywa uznawane za wadliwe formalnie, choć w praktyce może i tak wywołać skutek rozwiązania umowy. Dla bezpieczeństwa lepiej korzystać z formy pisemnej z podpisem. Pełny tekst Kodeksu pracy znajdziesz w ISAP.