Pracodawca udowodnił wszystkie zaniedbania głównej księgowej. I przegrał proces

Pismo, które Katarzyna Bielicka odebrała 7 lutego 2025 roku, miało jedenaście stron. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Przyczyna: ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, w szczególności niewykonywanie lub niesumienne, niestaranne i nienależyte wykonywanie obowiązków wynikających z zakresu czynności głównego księgowego, działania, które godziły w dobro zakładu pracy i doprowadziły do utraty zaufania.

Dalej szła lista. Długa.

Noty księgowe z wezwaniem do zapłaty, które wymagały tylko jej podpisu, a zostawały na biurku, tak długo, że trzeba było wystawiać nowe i przeliczać odsetki od nowa. Niezatwierdzone polecenia księgowania. Przeterminowane należności z marca 2024 roku leżące bez biegu. Zasądzone należności niekierowane do egzekucji komorniczej. Brak publikacji na BIP miesięcznego przekazywania darowizn. Nieprzekazane biegłej rewident dokumenty. Dokumentacja inwentaryzacji drewna leżąca na krześle w kantorku zamiast wpięta i przechowywana. Niezgłoszona zmiana adresu leśnictwa w systemie płatności i w urzędzie skarbowym. Nieuzyskana opinia podatkowa. Niewystawiona nota obciążeniowa dla dyrekcji generalnej. Niezaktualizowane instrukcja obiegu dokumentów, regulamin kontroli wewnętrznej i instrukcja obiegu pieniężnego.

Katarzyna pracowała w tym nadleśnictwie od 1 sierpnia 2013 roku. Zaczynała jako księgowa, potem była sekretarzem, potem kierowniczką działu administracyjno-gospodarczego. Główną księgową została 28 listopada 2023 roku.

Rok i dwa miesiące później dostała dyscyplinarkę.

Dokumenty, których nie zniszczono

Konflikt miał datę początkową: sierpień 2024.

Nadleśniczy, nowy, na stanowisku od wiosny tego roku, pismem z 29 sierpnia zapytał Katarzynę, dlaczego dokumenty przeznaczone do brakowania nie zostały zniszczone po zakończeniu prac archiwisty w maju 2022 roku i dlaczego nie zabezpieczono ich przed dostępem osób trzecich.

Odpowiedziała tego samego dnia: przepisy nie przewidują terminu na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

Ta odpowiedź nie zamknęła sprawy. Dziewięć dni wcześniej, 20 sierpnia, nadleśniczy złożył już zawiadomienie w komendzie powiatowej policji, w związku z niedopełnieniem obowiązków służbowych przez osoby odpowiedzialne za zabezpieczenie tej dokumentacji. We wrześniu wystąpił do dyrektora generalnego Lasów Państwowych o przeprowadzenie kontroli nadzwyczajnej.

Przez kolejne miesiące, od lipca do listopada, Katarzyna wyjaśniała sprawę brakowania: składała zeznania na policji, uczestniczyła w kontroli, pisała wyjaśnienia. To zajmowało czas.

Dochodzenie zakończyło się 11 grudnia 2024 roku. Policja umorzyła je, stwierdzając, że czyn nie zawiera znamion czynu zabronionego.

Kontrola z dyrekcji generalnej wypadła inaczej, w wystąpieniu pokontrolnym z marca 2025 roku negatywnie oceniono przechowywanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania i zobowiązano jednostkę do niezwłocznego przeprowadzenia procedury likwidacji. Ale to było już po zwolnieniu.

Od września 2024 roku nadleśniczy ograniczył kontakt z Katarzyną do niezbędnego minimum. Większość poleceń wydawał przez system obiegu dokumentów. Ona chodziła pod jego gabinet i czekała. Mówiła współpracownikom, że nadleśniczy nie ma dla niej czasu.

Od 2 grudnia 2024 roku do 30 marca 2025 przebywała na zwolnieniu lekarskim.

Dwie wersje tej samej pracownicy

W procesie zeznawało kilkunastu świadków. Rozpadli się na dwie grupy tak wyraźnie, jakby mówili o dwóch różnych osobach.

Świadkowie pozwanego opisali chaos: noty leżące bez podpisu, niezatwierdzone dokumenty, zaległości w windykacji, dokumentację inwentaryzacyjną na krześle. Ich zeznania korelowały ze sobą i znajdowały potwierdzenie w dokumentach złożonych przez nadleśnictwo.

Świadkowie powódki opisali coś przeciwnego. Współpraca dwóch księgowych z Katarzyną układała się bardzo dobrze, wspierała je, pomagała im, służyła swoją wiedzą. Noty księgowe, które dawały jej do zatwierdzenia, wracały zatwierdzone; jedna z księgowych zeznała, że w ogóle nie słyszała o tym, żeby noty nie wracały. Bilanse kończące miesiąc były akceptowane. To Katarzyna poleciła przygotować dokumenty dla biegłej rewident. Sprawy jednego ze specjalistów załatwiała praktycznie od ręki. Współpraca z działem administracyjno-gospodarczym przebiegała bez opóźnień w obiegu dokumentów. Aktualizacja instrukcji obiegu dokumentów, jak zeznano, i tak nie rzutowała na bieżącą pracę księgowości, chodziło o samo zatwierdzenie dokumentu.

Najmocniej zabrzmiała poprzednia nadleśnicza, która współpracowała z Katarzyną do końca marca 2024 roku. Oceniła tę współpracę bardzo dobrze i stwierdziła, że nigdy nie było uwag ani zastrzeżeń do pracy powódki, ani ze strony innych, ani z jej własnej.

Wszyscy zgadzali się natomiast co do jednego: relacja Katarzyny z nowym nadleśniczym była bardzo kiepska, a ona sama nie mogła się do niego dostać.

W styczniu 2025 roku Katarzyna zawiadomiła regionalną dyrekcję o mobbingu. Powołana komisja antymobbingowa uznała zawiadomienie za niezasadne, a po jej odwołaniu, w marcu, utrzymała tę ocenę w mocy.

Trzy elementy, z których musi się złożyć “ciężkie naruszenie”

Sąd Rejonowy w Człuchowie zaczął uzasadnienie od zdania, którego pracodawca zapewne się nie spodziewał: pracodawca wykazał, że powódka nie wykonywała swoich obowiązków albo wykonywała je niesumiennie, niestarannie i nienależycie. Zeznania jego świadków były wiarygodne, korelowały ze sobą i miały potwierdzenie w dokumentach.

A potem drugie zdanie: sąd nie jest związany oceną pracodawcy co do ciężkości naruszenia obowiązków pracowniczych.

Tu leży cała sprawa. Art. 52 § 1 pkt 1 k.p. pozwala rozwiązać umowę bez wypowiedzenia w razie ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków. Orzecznictwo rozkłada to pojęcie na trzy elementy, które muszą wystąpić łącznie:

1. bezprawność, naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego;
2. zawinienie, wina umyślna albo rażące niedbalstwo;
3. naruszenie albo zagrożenie interesów pracodawcy, przy czym wystarczy samo zagrożenie, a interes obejmuje też elementy niematerialne, jak dyscyplina pracy.

Niespełnienie choćby jednej z tych przesłanek wyklucza uznanie zachowania za ciężkie naruszenie. Pracodawca udowodnił pierwszą i trzecią. Poległ na drugiej.

Czym jest rażące niedbalstwo, a czym nie jest

Definicja, którą sąd przytoczył za Sądem Najwyższym, jest wyjątkowo surowa dla pracodawcy.

Wina umyślna to sytuacja, w której pracownik przewiduje szkodliwy skutek swojego zachowania i celowo do niego zmierza albo co najmniej się na niego godzi. Tego nikt Katarzynie nie zarzucał.

Zostaje rażące niedbalstwo. To nie jest po prostu “duże” niedbalstwo. To niezachowanie minimalnych, elementarnych zasad prawidłowego zachowania się w danej sytuacji, zachowanie odbiegające od miernika staranności minimalnej, a nie od należytej. Przejawia się w wyjątkowo lekceważącym stosunku pracownika do obowiązków, w drastycznym naruszeniu elementarnych zasad staranności i w całkowitym ignorowaniu następstw własnego działania.

I zdanie, które sąd wyeksponował: rażącego niedbalstwa nie można utożsamiać ze zwykłym zaniedbaniem, nieudolnością, brakiem operatywności, nieskutecznością, działaniem wbrew oczekiwaniom pracodawcy czy nieosiąganiem zamierzonych rezultatów.

Sąd dodał do tego rozróżnienie, które w sporach pracowniczych bywa decydujące. Art. 100 § 1 k.p. nakazuje pracownikowi wykonywać pracę sumiennie i starannie. Ale podstawy z art. 52 § 1 pkt 1 k.p. nie wolno zrównywać z naruszeniem tego obowiązku. Wina w prawie pracy rozumiana jest tak jak w prawie karnym, jako określony stosunek do czynu. Nie wystarczy brak należytej staranności właściwy prawu cywilnemu (art. 355 k.c.).

Konkluzja jest bardzo praktyczna: w przypadku niesumiennego wykonywania obowiązków pracodawca ma pełne prawo wypowiedzieć umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Ma prawo się z takim pracownikiem rozstać. Nie ma prawa zrobić tego dyscyplinarnie.

Sąd przywołał też stanowisko, że od osób na stanowiskach kierowniczych pracodawca może wymagać większej staranności i sumienności, ale nie oznacza to, że każde ich uchybienie da się zakwalifikować jako ciężkie naruszenie. Ocena zawsze musi uwzględniać wszystkie okoliczności sprawy.

Okoliczności, których nie dało się pominąć

Tych okoliczności w tej sprawie było sporo, i sąd je wyliczył.

Z zeznań świadków samego pozwanego nie wynikało, żeby Katarzyna całkowicie ignorowała obowiązki, miała wyjątkowo lekceważący stosunek do nich albo do współpracowników, albo drastycznie naruszała elementarne zasady staranności. Zeznania świadków strony powodowej, sąd nazwał je wzajemnie się uzupełniającymi i wiarygodnymi, pokazywały coś dokładnie odwrotnego: pomoc udzielaną współpracownikom i bardzo dobre oceny ze strony poprzedniej nadleśniczej i zastępcy nadleśniczego.

Na wykonywanie obowiązków wpływ miały też, jak stwierdził sąd, trudności w kontaktowaniu się z nadleśniczym i sam sposób komunikacji z przełożonym, atmosfera w pracy oraz wielomiesięczne dochodzenie wszczęte z zawiadomienia nadleśniczego, łącznie z przesłuchaniami samej powódki.

Strona pozwana nie wykazała, by subiektywny stosunek powódki do obowiązków był wyjątkowo naganny i zasługiwał na dezaprobatę.

Samo wykazanie zaniedbań, bez wykazania winy lub co najmniej rażącego niedbalstwa, nie może stanowić podstawy zwolnienia dyscyplinarnego. Ciężar udowodnienia przyczyny spoczywa przy tym na pracodawcy (art. 6 k.c.).

Jeden krok, którego nie dało się cofnąć

W trakcie procesu pełnomocnik Katarzyny zmodyfikował powództwo: zamiast przywrócenia do pracy, odszkodowanie jako żądanie główne. Pozwane nadleśnictwo nie wyraziło zgody na kolejną zmianę z powrotem na przywrócenie.

I to było wiążące. Sąd przywołał stanowisko Sądu Najwyższego, zgodnie z którym pracownik bez zgody pracodawcy nie może zmienić żądania z odszkodowania na przywrócenie do pracy, wynika to z art. 365 § 2 k.p. w związku z art. 56 § 1 i art. 61 § 1 k.p. oraz art. 300 k.p. w związku z art. 65 Konstytucji.

Odszkodowanie z art. 56 § 1 k.p. odpowiada trzymiesięcznemu wynagrodzeniu. Średnie miesięczne wynagrodzenie brutto powódki, liczone jak ekwiwalent za urlop, wynosiło 13 350,40 zł. Trzy takie pensje to 40 051,20 zł, i tyle sąd zasądził, z odsetkami ustawowymi za opóźnienie od 17 marca 2025 roku.

Powódka żądała 40 950 zł, więc co do różnicy, 898,80 zł, powództwo oddalono. Ponieważ uległa tylko w nieznacznej części, koszty procesu w kwocie 360 zł obciążyły pracodawcę. Wyrokowi w punkcie pierwszym sąd nadał rygor natychmiastowej wykonalności do wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia, czyli 13 350,40 zł.

Co z tej historii wynika

Udowodnienie zaniedbań to dopiero połowa drogi. Nadleśnictwo wygrało spór o fakty, sąd napisał wprost, że pracodawca wykazał niesumienne i nienależyte wykonywanie obowiązków. Przegrało spór o kwalifikację. Dyscyplinarka wymaga wykazania nie tego, że pracownik zawalił, tylko jak zawalił: umyślnie albo z rażącym niedbalstwem. To zupełnie inny dowód i zupełnie inne pytania do świadków.

Długość listy zarzutów nie zastępuje ich ciężaru. Dwadzieścia drobnych uchybień nie sumuje się w jedno ciężkie naruszenie. Sąd oceniał, czy powódka całkowicie ignorowała obowiązki i czy miała do nich wyjątkowo lekceważący stosunek, a nie ile pozycji zmieściło się w piśmie.

Art. 100 k.p. to nie art. 52 k.p. Obowiązek sumiennej i starannej pracy istnieje, a jego naruszenie jest podstawą do wypowiedzenia, zwykłego, z okresem wypowiedzenia. Pracodawca, który sięga po tryb dyscyplinarny w sprawie o zaległe podpisy i nieaktualne regulaminy, ryzykuje przegraną nie dlatego, że nie miał racji, ale dlatego, że wybrał za ciężkie narzędzie.

Kontekst konfliktu działa na korzyść pracownika. Zawiadomienie na policję, umorzone dochodzenie, kontrola nadzwyczajna, komunikacja przez system zamiast rozmowy, czekanie pod gabinetem, sąd uznał to za okoliczności wpływające na wykonywanie obowiązków. Nawet gdy komisja antymobbingowa dwukrotnie uznała zawiadomienie o mobbingu za bezzasadne, atmosfera pracy pozostała elementem oceny stopnia winy.

Zmiana żądania w pozwie bywa nieodwracalna. Katarzyna zaczęła od żądania przywrócenia do pracy, przeszła na odszkodowanie i wrócić już nie mogła, bo pracodawca się nie zgodził. Wybór między przywróceniem a odszkodowaniem warto podejmować raz, świadomie i z góry.