Przegrała proces o pensję za dodatkowe stanowisko. Wygrała jedno zdanie w papierach

W punkcie 3 świadectwa pracy były dwa wiersze.

Od 1 października 2011 roku do 29 lutego 2012 roku: stanowisko zastępcy głównego księgowego. Od 1 marca 2012 roku do 31 grudnia 2024 roku: stanowisko głównego księgowego.

Trzynaście lat pracy zmieszczone w dwóch linijkach. Natalia Nowogrodzka przeczytała je 3 stycznia 2025 roku i od razu wiedziała, czego brakuje.

Brakowało trzech i pół roku, w których pełniła obowiązki na dwóch stanowiskach naraz.

Porozumienie z sierpnia 2020

Jej droga u tego pracodawcy była typowa dla samorządu. Zaczęła w jednostce prowadzonej przez powiat. Gdy powiat postanowił zorganizować wspólną obsługę finansowo-księgową placówek pomocy społecznej, część tej jednostki przeszła do starostwa w trybie art. 23(1) k.p., a razem z nią Natalia. Od 1 marca 2012 roku pracowała jako główna księgowa w referacie budżetu jednostek pomocy społecznej.

31 sierpnia 2020 roku podpisała porozumienie w sprawie zmiany warunków umowy o pracę. Na jego mocy, od 1 września, w ramach awansu wewnętrznego zostały jej powierzone stanowiska (w liczbie mnogiej): pełniącej obowiązki głównego księgowego w referacie budżetu starostwa oraz głównego księgowego w referacie budżetu jednostek pomocy społecznej. Zakres obowiązków określono odrębnym dokumentem.

Do tego pakiet finansowy: wynagrodzenie 4.700,00 zł, dodatek funkcyjny 1.000,00 zł i dodatek za wieloletnią pracę w wysokości 20% miesięcznego wynagrodzenia.

Ten układ trwał do 22 kwietnia 2024 roku, kiedy kolejne porozumienie sprowadziło ją z powrotem do jednego stanowiska, z zachowaniem dotychczasowych warunków płacowych.

30 września 2024 roku dostała wypowiedzenie. Umowa rozwiązała się 31 grudnia.

Dwa procesy o to samo, ale o co innego

Zanim doszło do sprawy o świadectwo, Natalia toczyła już inny proces. Przed Sądem Okręgowym we Wrocławiu domagała się wynagrodzenia z tytułu wykonywania pracy na stanowisku pełniącej obowiązki głównego księgowego referatu budżetu starostwa.

Ten proces przegrała. Wyrokiem z 16 września 2025 roku sąd oddalił jej powództwo i zasądził od niej 8.100 zł kosztów zastępstwa procesowego. Wyrok uprawomocnił się 19 listopada 2025 roku.

Tymczasem 7 stycznia 2025 roku, cztery dni po odebraniu świadectwa, złożyła u pracodawcy wniosek o jego sprostowanie. Chciała dopisania jednego wiersza: że w okresie od 1 września 2020 do 22 kwietnia 2024 pełniła obowiązki głównego księgowego w referacie budżetu starostwa.

Pismem z 15 stycznia 2025 roku pracodawca odmówił. Uzasadnienie: treść świadectwa prawidłowo określa zajmowane stanowisko i jest zgodna z rozporządzeniem w sprawie świadectwa pracy.

29 stycznia 2025 roku wpłynął pozew.

Terminy, które łatwo przegapić

Sąd zaczął od sprawdzenia dat, bo w sprawach o sprostowanie świadectwa pracy to pierwsza rzecz, która sprawę zabija.

Art. 97 § 2(1) k.p. daje pracownikowi 14 dni od otrzymania świadectwa na wniosek do pracodawcy, a potem, w razie odmowy, kolejne 14 dni od zawiadomienia o niej na wystąpienie do sądu pracy.

Natalia odebrała świadectwo 3 stycznia, wniosek złożyła 7 stycznia: cztery dni. Odmowę dostała 15 stycznia, pozew złożyła 29 stycznia: czternaście dni. Oba terminy zachowane, i to nie z dużym zapasem.

Warto zauważyć, że samo świadectwo zawierało pouczenie o prawie wystąpienia do sądu. Rozporządzenie tego wymaga, ale pracownicy rzadko je czytają.

Spór, w którym nikt nie kwestionował faktów

Sąd zapisał rzecz nietypową: okoliczności faktyczne były bezsporne. Nikt nie twierdził, że Natalia nie wykonywała zadań w referacie budżetu starostwa. Nikt nie kwestionował porozumienia z sierpnia 2020 roku.

Spór dotyczył wyłącznie tego, jakie zapisy powinny znaleźć się w świadectwie pracy.

Stanowisko pracodawcy było spójne z linią, którą wygrał w drugim procesie: powódka była zatrudniona wyłącznie na stanowisku głównego księgowego w referacie budżetu jednostek pomocy społecznej. W ramach tego jednego stosunku pracy wykonywała okresowo powierzone jej inne obowiązki, za co otrzymywała dodatkowe wynagrodzenie. Z tego, argumentował, nie można wywodzić równoległego zatrudnienia na innym stanowisku.

Co musi znaleźć się w punkcie 3

Sąd sięgnął do § 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy. Przepis mówi o zamieszczaniu informacji dotyczących rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji.

Za komentarzem do rozporządzenia sąd doprecyzował, jak to czytać. Chodzi o każdy rodzaj świadczonej pracy, wszystkie zajmowane stanowiska i wszystkie pełnione funkcje, które wynikają z treści umowy o pracę, jej późniejszych zmian albo innego aktu kreującego stosunek pracy. Mają być ujęte chronologicznie, z datą rozpoczęcia i zakończenia pracy na każdym kolejnym stanowisku.

I tu argument pracodawcy się rozsypał. Porozumienie z 31 sierpnia 2020 roku jest właśnie taką zmianą umowy o pracę. Nie było notatką służbową ani doraźnym poleceniem. Mówiło wprost o powierzeniu stanowisk, w liczbie mnogiej, w ramach awansu wewnętrznego, wraz z dodatkiem funkcyjnym.

Sąd stwierdził, że w spornym okresie powódka wykonywała pracę na dwóch stanowiskach, i skoro tak było faktycznie, musi to znaleźć odzwierciedlenie w treści świadectwa.

Nakazał więc dopisać w punkcie 3, po słowach “główny księgowy”, słowa: “w okresie od 1.09.2020r. do 22.04.2024r., p.o. Głównego Księgowego w Referacie Budżetu Starostwa”.

Wniosek o zawieszenie, który przyszedł za późno

Pracodawca próbował jeszcze zatrzymać sprawę. Wniósł o zawieszenie postępowania na podstawie art. 177 § 1 pkt 1 k.p.c. do czasu prawomocnego rozstrzygnięcia sprawy o wynagrodzenie.

Logika była taka: skoro tam sąd oceni, czy powódka faktycznie zajmowała drugie stanowisko, to wynik tamtej sprawy przesądzi także o świadectwie.

Sąd wniosek oddalił, i to z powodu czysto praktycznego: tamto postępowanie zostało już zakończone prawomocnym wyrokiem. Nie było czego czekać.

Zwraca uwagę, co z tego wynikło. Wyrok w sprawie o wynagrodzenie był dla powódki niekorzystny, a mimo to sąd w sprawie o świadectwo pracy uznał, że pracowała na dwóch stanowiskach. To nie jest sprzeczność: prawo do wynagrodzenia i prawidłowość opisu stanowiska w dokumencie to dwie różne kwestie prawne, rozstrzygane na innych podstawach.

Powództwo uwzględniono w całości. Pracodawca zapłacił 30 zł opłaty sądowej od pozwu na rzecz Skarbu Państwa, od której powódka jako pracownica była zwolniona z mocy ustawy.

Po co komu jedno zdanie w świadectwie

Trzydzieści złotych opłaty, jedna rozprawa, żadnych pieniędzy dla powódki. Można zapytać, czy warto było.

Odpowiedź kryje się w art. 97 § 1 k.p.: w świadectwie pracy podaje się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Świadectwo to nie pamiątka, tylko dokument, którym pracownik legitymuje się przez resztę kariery.

Przy stanowiskach, na których wymaga się doświadczenia na konkretnej funkcji, zapis “pełniła obowiązki głównego księgowego” znaczy coś zupełnie innego niż jego brak. W samorządzie i w administracji taki wpis bywa warunkiem dopuszczenia do konkursu. W sektorze prywatnym jest po prostu dowodem, że się to robiło.

Co z tej historii wynika

Świadectwo pracy ma zawierać wszystkie stanowiska, nie tylko główne. Rozporządzenie mówi o zajmowanych stanowiskach i pełnionych funkcjach w liczbie mnogiej, ujętych chronologicznie z datami. Jeżeli w aktach osobowych jest porozumienie powierzające drugą funkcję, powinna ona trafić do dokumentu.

Liczą się terminy, i są krótkie. Czternaście dni na wniosek do pracodawcy od otrzymania świadectwa, potem czternaście dni na pozew od odmowy. To dwa razy po dwa tygodnie i nie ma tu miejsca na zwłokę. Pouczenie o tym musi być w samym świadectwie.

Przegrana w sprawie o pieniądze nie przesądza sprawy o dokument. Te same fakty ocenia się inaczej w zależności od tego, o co się pyta. Sąd może uznać, że wynagrodzenie za dodatkową funkcję się nie należy, i jednocześnie nakazać wpisanie tej funkcji do świadectwa.

Porozumienie zmieniające to zmiana umowy, nie polecenie służbowe. Pracodawca argumentował, że powódka tylko “okresowo wykonywała powierzone jej inne obowiązki”. Dokument z podpisami obu stron, mówiący o powierzeniu stanowisk i przyznający dodatek funkcyjny, mówi co innego, i to dokument wygrywa.

Sprawa o sprostowanie świadectwa jest tania. Opłata wynosi 30 zł, a pracownik i tak jest z niej zwolniony. To jedno z najtańszych roszczeń pracowniczych, a potrafi mieć realne znaczenie przy następnej rekrutacji.