Jedno słowo w umowie kosztowało wykonawcę ponad sto tysięcy złotych

Prace zostały wykonane dobrze. To akurat nikt nie kwestionował.

Zamawiający, duża spółka akcyjna, nie zgłosił do jakości robót ani jednego zastrzeżenia. Protokół odbioru podpisano 26 czerwca 2019 roku. Wszystko zgodnie z umową, poza jednym: przedmiot umowy oddano 320 dni po terminie.

Wynagrodzenie za tę umowę wynosiło 529 570,60 zł brutto. Zamawiający zapłacił, ale nie wszystko. Z faktury zatrzymał 105 914,12 zł tytułem kary umownej za opóźnienie.

Wykonawca poszedł po te pieniądze do sądu. Argument miał na pierwszy rzut oka mocny: opóźnienie nie powstało z jego winy.

Kto zawinił, a kto zapłaci

Historia budowy wyglądała z perspektywy wykonawcy tak: umowa przewidywała, że plac budowy i dziennik budowy dostanie w określonym terminie. Dostał je później, 11 czerwca 2018 roku. Skoro zamawiający sam nie dotrzymał swojego zobowiązania, trudno mieć pretensje, że termin końcowy się przesunął.

Sąd Okręgowy przyjrzał się tej linii obrony i zauważył coś, co ją rozbroiło. Owszem, plac przekazano 11 czerwca 2018 roku. Tyle że wykonawca rozpoczął prace dopiero po upływie kolejnych ponad ośmiu miesięcy, czyli już po umownym terminie zakończenia robót. Przekazanie placu nie mogło więc być przyczyną opóźnienia w oddaniu obiektu.

Sąd poszedł jeszcze dalej i przeliczył wariant korzystny dla wykonawcy. Gdyby całkowicie wyeliminować z sumy okres opóźnienia w przekazaniu placu budowy, pozostały okres wyniósłby 231 dni. Przy dziennej stawce kary umownej 1059,14 zł dałoby to 244 661,66 zł, kwotę i tak ograniczoną umownym limitem dwudziestu procent wynagrodzenia do tych samych 105 914,12 zł, które zamawiający naliczył.

Innymi słowy: nawet gdyby wykonawca wygrał swój argument w całości, wysokość kary nie zmieniłaby się o złotówkę. Limit umowny działał w obie strony.

Opóźnienie nie jest zwłoką

I tu dochodzimy do sedna, do jednego słowa w paragrafie siódmym umowy.

Strony zastrzegły karę umowną “za opóźnienie w wykonaniu umowy”, w wysokości 0,2% wynagrodzenia brutto za każdy dzień opóźnienia, nie więcej jednak niż 20% tego wynagrodzenia. Wykonawca wyraził też wprost zgodę na potrącanie kar umownych z przysługującego mu wynagrodzenia.

Nie napisano “za zwłokę”. Napisano “za opóźnienie”. W języku potocznym to synonimy. W polskim prawie cywilnym to dwie różne instytucje.

Opóźnienie ma charakter obiektywny. Termin minął, świadczenie nie zostało spełnione, koniec. Nie pyta się, dlaczego.

Zwłoka to opóźnienie kwalifikowane: uchybienie terminowi wskutek okoliczności obciążających dłużnika. Tu wina ma znaczenie, bo bez niej zwłoki nie ma.

Sąd Apelacyjny napisał to bez ogródek. Skoro strony na zasadzie swobody umów (art. 353(1) k.c.) zastrzegły karę za opóźnienie, to nadały temu postanowieniu funkcję gwarancyjną, a nie kompensacyjną. Miało ono maksymalnie mobilizować wykonawcę do dotrzymania terminu, a wykonawca, podpisując tak sformułowaną umowę, przyjął na siebie ryzyko związane z terminowym oddaniem prac.

Konsekwencja jest brutalnie prosta:

irrelewantne były wszystkie zarzuty powódki odnoszone do przyczyn zaistnienia opóźnienia

Wszystkie. Cała argumentacja o niezawinionych przyczynach, o obiektywnych przeszkodach, o okolicznościach obciążających zamawiającego, została uznana za bez znaczenia. Nie dlatego, że była nieprawdziwa. Dlatego, że dotyczyła zwłoki, a umowa mówiła o opóźnieniu.

Sąd dodał jeszcze jedno: umowę zawierały duże podmioty profesjonalnie uczestniczące w obrocie gospodarczym, regularnie i długotrwale ze sobą współpracujące. Nie było powodu, by pojęciom z umowy nadawać inne znaczenie niż literalne.

Prośba o miarkowanie

Wykonawca miał jeszcze jeden ruch: wniosek o miarkowanie kary umownej na podstawie art. 484 § 2 k.c.

To przepis, który sąd nazwał należącym do “prawa sędziowskiego”. Pozwala obniżyć karę, gdy zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo gdy kara jest rażąco wygórowana. Sąd stosuje go wtedy, gdy w świetle konkretnego stanu faktycznego kara jawi się jako nieadekwatna.

Sąd Apelacyjny przypomniał najpierw, jak działa kara umowna. Wierzyciel nie musi udowadniać wystąpienia szkody ani jej rozmiaru; to na dłużnika przerzucono ciężar wykazania, że w majątku wierzyciela nie powstał żaden uszczerbek. Co więcej, wierzyciel nie musi ograniczać żądania, jeśli kara przewyższa doznaną szkodę.

Dłużnik może żądać redukcji tylko wtedy, gdy dysproporcja jest, jak ujął to sąd, “nad wyraz istotna i dostrzegalna dla każdego obserwatora”. A nawet znaczna różnica między szkodą a karą nie uzasadnia automatycznie zarzutu rażącego wygórowania, bo kara umowna zawsze jest też narzędziem presji na nielojalnego dłużnika.

W tej sprawie sąd wskazał dwa argumenty przeciwko miarkowaniu. Po pierwsze, strony same ustaliły kryterium limitujące: maksymalnie 20% umówionego wynagrodzenia brutto. Kara naliczona w tej właśnie maksymalnej, wspólnie uzgodnionej wysokości trudno uznać za wygórowaną. Po drugie, opóźnienie było bardzo duże.

Miarkowania nie było.

Pismo bez pełnomocnictwa

Równolegle toczył się drugi spór, znacznie bardziej techniczny, ale to na nim wykonawca skupił większość energii przez cały proces.

Zamawiający nie pozwał wykonawcy o karę umowną. Po prostu ją potrącił: wystawił notę księgową, a potem złożył oświadczenie o potrąceniu i pomniejszył wypłatę. Potrącenie (art. 498 k.c.) umarza wzajemne wierzytelności do wysokości niższej z nich, i to z mocą wsteczną, od chwili, gdy stało się możliwe (art. 499 k.c.).

Wykonawca uderzył w formę. Nota księgowa z 11 lipca 2019 roku była podpisana przez dyrektora oddziału. Oświadczenie o potrąceniu z 3 marca 2021 roku, przez dyrektora generalnego oddziału. Do żadnego z tych pism nie dołączono dokumentu pełnomocnictwa.

Sąd Apelacyjny odpowiedział na dwóch poziomach.

Po pierwsze, notę księgową uznał za pełnoprawne wezwanie do zapłaty w rozumieniu art. 455 k.c.: był tam wskazany termin i sposób płatności, pismo dotarło do adresata. A co do podpisu, w przypadku dużych przedsiębiorców, wystawiających setki i tysiące faktur czy wezwań, “nieracjonalne i godzące w płynność obrotu gospodarczego” byłoby zakładanie, że każdy taki dokument podpisuje osoba formalnie uprawniona do reprezentacji spółki. Zatrudnienie kogoś na stanowisku, z którym wiąże się wystawianie takich pism, jest równoznaczne z udzieleniem mu stałego pełnomocnictwa.

Po drugie, i to argument szerszy: z prawa cywilnego nie wynika obowiązek, by pełnomocnik materialny wykazywał swoje umocowanie dokumentem. Pełnomocnictwa można udzielić wyraźnie albo w sposób dorozumiany. Sąd przywołał ugruntowaną linię: udzielenia pełnomocnictwa można doszukiwać się także w tolerowaniu przez mocodawcę działania innej osoby w jego imieniu. Wiedza o takim działaniu połączona z brakiem sprzeciwu to konkludentne udzielenie umocowania.

Tu nie było nawet o co się spierać. Świadkowie mówili o wieloletniej praktyce współpracy stron, a zamawiający nigdy nie zakwestionował umocowania osoby podpisującej. Zresztą sam wykonawca, odpowiadając kiedyś na notę księgową, też tego nie podważał.

Pełnomocnictwo ostatecznie do akt trafiło. Sąd zaznaczył jednak wyraźnie: nawet jego brak niczego by nie zmienił.

Zarzuty procesowe, które nie chwyciły

W apelacji było ich więcej. Wykonawca zarzucał, że sąd pierwszej instancji nie wydał postanowienia o dopuszczeniu dowodu z dokumentu prywatnego. Sąd Apelacyjny odpowiedział, że nie musiał, bo zastosowanie znajdował przepis szczególny, art. 243(2) zdanie pierwsze k.p.c.

Zarzucał naruszenie prekluzji dowodowej w postępowaniu gospodarczym. Sąd wskazał, że przewodniczący może określić inny termin powoływania twierdzeń i dowodów, i tak się stało: postanowieniem z 19 września 2023 roku zobowiązano pozwaną do odniesienia się do zarzutów w terminie tygodnia, a ta nadała pismo 26 września. W terminie.

Zarzucał wreszcie, że zarzut potrącenia był bezskuteczny, bo pismo pozwanej nie zawierało wymaganej daty wymagalności. I tu sąd przyznał: pismo faktycznie uchybiło wymogowi z art. 187 § 1 pkt 1(1) k.p.c. Tylko że zostało z tego powodu zwrócone w trybie art. 130(1a) k.p.c., a pozwana w zakreślonym terminie wniosła je ponownie z uzupełnionym brakiem. Skutek procesowy liczy się wtedy od daty pierwotnego wniesienia, czyli od odpowiedzi na pozew.

Przy okazji sąd wyprostował podstawowe nieporozumienie. Wykonawca domagał się, by pozwana wskazała datę wymagalności jego wierzytelności. Tymczasem odpowiednie stosowanie przepisów o pozwie oznacza, że potrącający wskazuje datę wymagalności swojej wierzytelności, tej aktywnej. Brak wymagalności drugiej wierzytelności nie jest przeszkodą do potrącenia, jeżeli ten, kto z potrącenia korzysta, mógłby ją zaspokoić.

Apelację oddalono na podstawie art. 385 k.p.c. Wykonawca zapłacił zamawiającemu 4050 zł kosztów postępowania apelacyjnego, z ustawowymi odsetkami za opóźnienie od dnia uprawomocnienia się orzeczenia.

Co z tej historii wynika

“Opóźnienie” i “zwłoka” to nie synonimy, a różnica bywa warta setki tysięcy. Kara za zwłokę wymaga winy dłużnika i pozwala się bronić okolicznościami niezależnymi. Kara za opóźnienie działa obiektywnie: termin minął, kara się należy, przyczyny nie mają znaczenia. To jedno słowo w projekcie umowy warto przeczytać dwa razy przed podpisem, bo po podpisie nie da się go już przedyskutować.

Limit procentowy w umowie chroni, ale też odbiera argumenty. Wykonawca miał rację, że część opóźnienia obciążała drugą stronę, i to nawet nie pomogło: po odjęciu tego okresu kara wyliczona na 244 661,66 zł i tak zostałaby ścięta limitem 20% do tej samej kwoty. A skoro strony same ustaliły ten limit, sąd nie widział podstaw, by uznać karę naliczoną dokładnie do niego za rażąco wygórowaną.

Przy karze umownej to dłużnik dowodzi, że szkody nie było. Wierzyciel nie musi wykazywać ani szkody, ani jej rozmiaru. Ta odwrócona logika zaskakuje przedsiębiorców najczęściej, bo w zwykłym odszkodowaniu jest dokładnie odwrotnie.

Pełnomocnictwa nie trzeba pokazywać na papierze. Podważanie oświadczenia o potrąceniu tylko dlatego, że nie dołączono do niego dokumentu pełnomocnictwa, jest bardzo słabą linią obrony. Umocowanie może wynikać z dorozumianego zachowania mocodawcy, a przy dużych spółkach samo stanowisko podpisującego tworzy domniemanie stałego pełnomocnictwa.

Brak formalny pisma da się naprawić bez utraty terminu. Pismo pozwanej rzeczywiście było wadliwe, ale zwrot i ponowne złożenie w terminie sprawiły, że skutek procesowy liczył się od pierwotnej daty. Zarzut, który wykonawca budował przez cały proces, rozsypał się na jednej dacie nadania na poczcie.