Dwie kary po 602 złote wystarczyły, żeby zerwać umowę i wystawić rachunek na 215 tysięcy

Przez dwanaście lat nie było problemu.

Konsorcjum trzech spółek ochroniarskich pilnowało obiektów instytutu od 2008 roku. Współpraca układała się dobrze, na tyle dobrze, że instytut wystawiał wykonawcy listy referencyjne. Ostatni nosił datę 24 lutego 2021 roku, a więc powstał już w czasie realizacji umowy, która potem stała się przedmiotem sporu.

Osiem miesięcy po tym liście referencyjnym instytut odstąpił od umowy z winy wykonawcy i wystawił notę na 215 345,17 zł.

Klauzula, która czekała

Umowa z 1 października 2020 roku była zamówieniem publicznym: ochrona fizyczna mienia i osób w budynkach instytutu pod trzema adresami, przez 36 miesięcy. Wynagrodzenie ustalono na 2 000 557,12 zł brutto, płatne miesięcznie po 55 571,03 zł. Aneks z 1 lutego 2021 roku podniósł te kwoty do 2 153 451,69 zł i 60 204,20 zł.

W paragrafie siódmym zapisano kary umowne. Za każdorazowy przypadek nienależytego wykonania umowy: 1% miesięcznego wynagrodzenia brutto. Za odstąpienie zamawiającego od umowy z przyczyn leżących po stronie wykonawcy: 10% całości wynagrodzenia umownego brutto.

A w paragrafie dziewiątym, ustęp czwarty, zdanie, które połączyło te dwa zapisy w mechanizm: zamawiający ma prawo odstąpić od umowy, jeśli wykonawca “zapłaci dwukrotnie kary umowne”. W takim przypadku jest to jednoznaczne z odstąpieniem od umowy z winy wykonawcy.

Dwie drobne kary otwierały drzwi do jednej wielkiej.

Sześćset dwa złote i cztery grosze

Pierwsza kara przyszła w maju 2021 roku. 30 kwietnia na terenie instytutu uruchomiła się czujka przeciwpożarowa, przyjechała straż pożarna, a instytut dostał pisemne upomnienie od komendanta miejskiego Państwowej Straży Pożarnej za nieuzasadniony alarm. Sąd ustalił, że doszło do tego wskutek zaniechania pracowników ochrony, którzy nie wyłączyli czujki.

13 maja 2021 roku instytut naliczył konsorcjum 1% miesięcznego wynagrodzenia: 602,04 zł. Wykonawca zapłacił i nigdy nie kwestionował zasadności tej kary.

Druga przyszła jesienią. W nocy z 23 na 24 września 2021 roku ktoś włamał się do obiektu instytutu i ukradł komputer oraz telefon komórkowy. Na miejscu był jeden pracownik ochrony. Nie zauważył zdarzenia na monitorach.

Powód był prozaiczny i bardzo typowy dla tamtego czasu: ten człowiek pełnił dyżur już drugą dobę, bo pracownik, który miał go zastąpić, zgłosił tego dnia, że może być zakażony koronawirusem, i nie przyszedł do pracy.

Postępowanie przygotowawcze umorzono, sprawcy nie wykryto. Instytut wycenił szkodę na 7100 zł, a konsorcjum tę kwotę zapłaciło.

28 października 2021 roku instytut naliczył drugą karę: znów 602,04 zł. Tym samym pismem odstąpił od umowy z winy wykonawcy i wezwał do zapłaty 10% całości wynagrodzenia.

“Prosimy o reasumpcję”

Nazajutrz, 29 października, konsorcjum wysłało obszerne pismo z wnioskiem o zmianę decyzji. Tłumaczyło, jak epidemia wpływa na świadczenie usług ochroniarskich: nagłe nieobecności pracowników wskutek zachorowań i kwarantann, konieczność wydłużania dyżurów, pilne poszukiwanie nowych ludzi.

Instytut pozostał przy swoim. 26 listopada wystawił notę na 215 345,17 zł, a gdy pieniądze nie wpłynęły, w grudniu 2023 roku poszedł do sądu.

Warto zauważyć, że umowa dawała mu inne wyjście. Paragraf 7 ustęp 5 pozwalał zamawiającemu zmienić wysokość kary, jeśli wykonawca wykaże, że przyczyną było działanie siły wyższej. Instytut z tej możliwości nie skorzystał.

W międzyczasie, 4 listopada 2021 roku, instytut zawarł umowę zastępczą z inną firmą, w trybie bezprzetargowym, na dwa miesiące, do czasu ogłoszenia nowego przetargu. Miesięczne wynagrodzenie: 69 138,30 zł, czyli wyraźnie więcej niż płacił konsorcjum.

Zarzut braku winy i kto go musi udowodnić

W procesie konsorcjum broniło się kilkoma liniami naraz. Najważniejsza dotyczyła winy przy włamaniu.

Sąd zaczął od przypomnienia, jak działa art. 471 k.c.: to na dłużniku spoczywa ciężar wykazania, że nienależyte wykonanie umowy wynikało z okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności. Nie na wierzycielu. Domniemanie działa przeciwko wykonawcy.

I tu sąd zrobił coś ciekawego. Przyznał wykonawcy część racji:

Wprawdzie sam fakt, że pracownik ochrony (…) sprawował dyżur już drugą dobę może tłumaczyć to, że z uwagi na przemęczenie nie zauważył on na monitorach włamywaczy.

Po czym natychmiast wskazał, kto za to odpowiada: to pozwani zorganizowali swoją działalność w taki sposób, że pracownika trzeba było prosić o pozostanie w pracy tak długo.

Argument o pandemii jako sile wyższej sąd też rozbroił, i to datami. Stan epidemii ogłoszono w Polsce w marcu 2020 roku. Konsorcjum złożyło ofertę 31 sierpnia 2020 roku, a umowę zawarło 1 października 2020 roku. Trudności nie mogły więc być zaskoczeniem.

Więcej: sami wykonawcy udowodnili, że o nich wiedzieli. Pismo opisujące problemy z obsadą wysłali do instytutu 8 października 2020 roku, siedem dni po podpisaniu umowy. Skoro wiedzieli i mimo to przystąpili do przetargu, powinni byli, jako profesjonaliści, zwiększyć liczebność kadry, żeby zabezpieczyć się przed nagłą absencją.

Odpadł też zarzut, że instytut nie współpracował przy rozwiązywaniu problemów. Sąd wypunktował: instytut aneksem podniósł wynagrodzenie i drugim aneksem złagodził wymóg posiadania wpisu na listę kwalifikowanych pracowników ochrony dla dyżurujących w recepcji. A konsorcjum nie wykazało, by występowało o cokolwiek więcej.

Szkody nie było, więc kary też nie? Nie

Kolejna linia obrony brzmiała: skoro straty z włamania zostały pokryte, instytut ostatecznie nie poniósł szkody, więc kara mu się nie należy.

Sąd odpowiedział na trzech poziomach.

Po pierwsze, prawnie kwestia jest sporna, ale przeważa stanowisko przeciwne wykonawcy. Sąd Najwyższy w uchwale siedmiu sędziów z 6 listopada 2003 roku stwierdził, że zastrzeżenie kary umownej nie zwalnia dłużnika z obowiązku jej zapłaty nawet wtedy, gdy wykazano, że wierzyciel nie poniósł szkody. Art. 484 § 1 k.c. mówi wprost, że kara należy się w zastrzeżonej wysokości bez względu na wysokość szkody.

Po drugie, szkoda w tej sprawie była i to bezspornie: sami pozwani wypłacili 7100 zł odszkodowania. Fakt późniejszego naprawienia szkody nie usuwa uprawnienia do kary.

Po trzecie, szkoda była szersza. Instytut, tracąc wykonawcę z dnia na dzień, musiał w trybie pilnym i pozaprzetargowym znaleźć zastępstwo, a jego pozycja negocjacyjna nie była mocna. Nowa umowa okazała się dla niego mniej korzystna, między innymi droższa. To także szkoda, wynikająca już z samego odstąpienia.

Miarkowanie: dziewięciokrotność

I tu wyrok się odwraca.

Wykonawca wniósł o miarkowanie kary na podstawie art. 484 § 2 k.c. Sąd sprawdził obie przesłanki tego przepisu.

Pierwsza, wykonanie zobowiązania w znacznej części, odpadła: umowa była na trzy lata, a rozwiązano ją po niewiele ponad roku.

Druga, rażące wygórowanie, została uwzględniona. Sąd wskazał dwa powody.

Powód pierwszy: proporcja do szkody. Sąd zsumował wykazane w postępowaniu uszczerbki, czyli szkodę z włamania i zwiększone koszty ochrony po zakończeniu współpracy, i określił łączną szkodę majątkową instytutu na około 25 000 zł. Dochodzona kara przewyższała ją niemal dziewięciokrotnie.

Powód drugi, znacznie ciekawszy: sam instytut pokazał, ile jest warta taka klauzula. Wykonawca zwrócił uwagę, że w umowie zastępczej z 4 listopada 2021 roku instytut zastrzegł na analogiczną okoliczność karę w wysokości zaledwie 3% miesięcznego wynagrodzenia brutto. Sąd tę umowę odłożył na bok, bo zawierano ją pospiesznie, bezprzetargowo, w szczególnych warunkach.

Sięgnął za to po następną, z 31 stycznia 2022 roku, zawartą już w trybie przetargowym, a więc dokładnie tak jak sporna umowa. Tam za wypowiedzenie z przyczyn leżących po stronie wykonawcy zamawiającemu przysługiwało 5% całości wynagrodzenia umownego netto zamiast 10% brutto.

Do tego poziomu sąd obniżył karę: 1 750 773,73 zł wynagrodzenia netto razy 5% daje 87 538,69 zł.

Sąd nazwał przy tym pierwotną konstrukcję po imieniu: sposób wyliczenia kary jako 10% całości wynagrodzenia brutto należnego za trzy lata wykonywania umowy był “nadmiernie chroniący interes zamawiającego”.

Drugie uzasadnienie: nadużycie prawa

Sąd nie poprzestał na miarkowaniu. Dodał drugą, niezależną podstawę, na wypadek gdyby ktoś zakwestionował pierwszą.

Nawet gdyby uznać, że kara nie była rażąco wygórowana w rozumieniu art. 484 § 2 k.c., dochodzenie pełnych 215 345,17 zł byłoby nadużyciem prawa podmiotowego z art. 5 k.c.

Uzasadnienie tego fragmentu odbiega tonem od reszty:

Epidemia w rozpatrywanym w sprawie okresie pojawiła się w naszym kraju po raz pierwszy od wieków. Nigdy wcześniej współczesne społeczeństwo, ani jednostki, ani firmy, nie miały sposobności, aby zmierzyć się z takimi wyzwaniami.

Sąd zauważył, że konsorcjum podjęło to wyzwanie, dzięki czemu spółki przetrwały, a pracownicy nie stracili zatrudnienia. Że instytut powinien był to uwzględnić, decydując o wysokości kary. Że umowa sama pozwalała mu uznaniowo zrezygnować z jej części. I że wykonawca poprosił o to nazajutrz po odstąpieniu, a instytut nie zmienił zdania.

Zasady lojalności kontraktowej oraz solidarności w dobie zagrożeń dotykających całe społeczeństwo wymagały, zdaniem sądu, obniżenia kwoty co najmniej do poziomu, jaki instytut sam zastrzegł od kolejnego przetargowego wykonawcy. Dochodzenie kwoty wyższej naruszało zasady współżycia społecznego i nie zasługiwało na ochronę.

Drobiazgi, które kosztowały

Zostały dwie kwestie techniczne.

Instytut żądał odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, wyższych niż zwykłe. Sąd odmówił. Transakcją handlową jest umowa o odpłatną dostawę towaru albo odpłatne świadczenie usługi, a nie każde roszczenie powstające “przy okazji” takiej umowy. Kara umowna i odszkodowanie za nienależyte wykonanie umowy do tego zakresu nie należą. Zasądzono więc odsetki ustawowe za opóźnienie z art. 481 § 1 i 2 k.c., ale od żądanej daty, czyli 11 grudnia 2021 roku.

Odpowiedzialność trzech spółek jest solidarna, i to nie z woli stron, tylko z ustawy: art. 141 obowiązującego wtedy Prawa zamówień publicznych stanowił, że wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.

Koszty rozliczono stosunkowo. Powództwo uwzględniono w 41%, więc instytut odzyskał 41% swoich kosztów, czyli 8849,85 zł z poniesionych 21 585 zł. Pozwani nie wykazali żadnych kosztów, więc nie dostali nic.

Co z tej historii wynika

Klauzula “dwie kary i odstępujemy” jest bombą z opóźnionym zapłonem. Wykonawca zapłacił dwa razy po 602,04 zł, prawdopodobnie uznając, że taniej zapłacić niż się spierać. Tymczasem właśnie zapłata, nie samo naliczenie, uruchamiała prawo zamawiającego do odstąpienia i do kary stukrotnie wyższej. Płacąc drobną karę umowną, warto najpierw sprawdzić, czego jeszcze jest ona warunkiem.

Podpisując umowę w kryzysie, nie zasłonisz się kryzysem. Konsorcjum złożyło ofertę pół roku po ogłoszeniu stanu epidemii, a tydzień po podpisaniu umowy samo opisało zamawiającemu swoje problemy kadrowe. Sąd uznał, że skoro znali ryzyko i mimo to weszli w kontrakt, powinni byli zabezpieczyć obsadę. Siła wyższa chroni przed zdarzeniem nieprzewidywalnym, a nie przed tym, o którym się pisało w korespondencji.

Naprawienie szkody nie kasuje kary umownej. Konsorcjum zapłaciło 7100 zł za skradziony sprzęt i uznało sprawę za zamkniętą. Kara umowna należy się niezależnie od tego, czy szkoda powstała, a tym bardziej niezależnie od tego, czy została później pokryta. To jej cała konstrukcja: ryczałt zamiast rachunku.

Wysokość kary da się podważyć nawet wtedy, gdy zasada jest bezsporna. Wykonawca przegrał każdy argument o winie i o odstąpieniu, a i tak zapłacił mniej niż połowę żądania. Miarkowanie z art. 484 § 2 k.c. to osobna linia obrony, którą warto podnieść zawsze, obok kwestionowania samej podstawy.

Zamawiający sam dostarczył dowód na wygórowanie. Najmocniejszym argumentem okazało się porównanie z późniejszą umową tego samego instytutu, zawartą w tym samym trybie przetargowym, gdzie analogiczna kara wynosiła 5% netto zamiast 10% brutto. Jeśli kontrahent w kolejnym kontrakcie zastrzega dla siebie mniej, trudno mu potem twierdzić, że więcej było uzasadnione.